plan + stage BtU GmbH
Büro für Veranstaltungsproduktion

Grundlagenermittlung
Die genaue Kenntnis über die Ausgangssituation ist entscheidend für das Gelingen Ihres Projektes. Wir kalkulieren Kosten, überprüfen Machbarkeit und Möglichkeiten im Rahmen Ihres Budgets. Wir beraten Sie zu den organisatorischen und technischen Umsetzungsvarianten Ihrer Ideen. Mit uns erhalten Sie belastbare Grundlagen für eine gute Veranstaltungsplanung.

Projekt- und Veranstaltungsmanagement
Wir überblicken komplexe Zusammenhänge und stellen diese verständlich dar. Für Sie erarbeiten wir eine Projektstruktur und einen Zeitplan. Wir koordinieren das Projektteam und begleiten Sie durch die Planungsphase und Durchführung Ihrer Idee.

Veranstaltungstechnik
Wir planen und koordinieren den Einsatz von Veranstaltungstechnik entsprechend der inhaltlichen, technischen und budgetären Anforderungen. Neben dem Einsatz von Licht- und Tontechnik planen wir auch die technischen Gewerke Video, Rigging und Netzwerk. Wir entwickeln geeignete Konzepte für das Zusammenspiel der Veranstaltungstechnik. Bei der Planung und Durchführung arbeiten wir vertrauensvoll mit unserem Netzwerk aus Expert*innen und Fachkräften zusammen.

Infrastrukturplanung
Strom, Wasser, Sanitäranlagen, Internet, Verkehr… Wir planen für Ihr Projekt die benötigte Infrastruktur. Von der Bedarfsermittlung bis hin zur Koordination der Dienstleister*innen stellen wir den Ablauf sicher.

Genehmigungsprozesse
Die Nutzung öffentlicher Plätze und Straßen, Immissionsschutz, Flugsicherung, Ausschank, Hygienevorschriften, Warenhandel, Fliegende Bauten… Wir sagen Ihnen, welche Genehmigungen für Ihr Projekt relevant sind. Wir begleiten Sie durch alle Prozesse, kontaktieren die genehmigenden Stellen und kümmern uns um die benötigten Unterlagen.

Sicherheit
Sicherheit beginnt für uns nicht bei den Genehmigungspflichten. Sie zieht sich selbstverständlich durch alle technischen und organisatorischen Bereiche und betrifft Besucher*innen- sowie Arbeitssicherheit. Wir bewerten für Sie Risiken und planen Maßnahmen u.a. in den Bereichen Flucht- und Rettung, Brandschutz, Hygiene, technische Einrichtungen und szenische Darbietungen. Wir sagen Ihnen ob ein Sicherheits-, Räumungs- und Sanitätskonzept benötigt wird und unterstützen bei der Erstellung und Umsetzung.

Stagemanagement
Wir organisieren Abläufe und technische Infrastruktur, zeichnen Bühnenpläne und bringen alle Akteur*innen und Gewerke zusammen. Als Schnittstelle geben wir Einsätze, z.B. für den Publikumseinlass, Musiker*innen, Sprecher*innen oder Veranstaltungstechnik und koordinieren Auftritte und Umbauten während der laufenden Veranstaltung.

Ablaufplanung
Wir unterstützen Sie bei der Planung Ihres Veranstaltungsablaufes. Gemeinsam identifizieren wir mögliche Ablaufhindernisse und beugen Engpässen vor. Wir sagen Ihnen, was technisch, zeitlich und personell möglich ist. Wir sind für Sie vor Ort und behalten den Überblick.

Personaldisposition
Wir kalkulieren, wie viele Menschen zur Planung und Umsetzung Ihres Projektes benötigt werden. Mit uns finden Sie passendes Fachwissen und vielfältige Kompetenzen. Wir kennen die richtigen Leute für eine gute Veranstaltung.

Vergabe / Materialbeschaffung
Entsprechend Ihrer Vorgaben erstellen wir Leistungsverzeichnisse, Vergabeunterlagen und finden geeignete Dienstleister*innen. Darüber hinaus übernehmen wir die Beschaffung von Materialien und vergleichen deren technische Daten, Preise und Nachhaltigkeit. Wir unterstützen bei der Realisierung Ihrer Idee.

inklusive, nachhaltige Konzepte
Wir machen Projekte für alle Menschen. Die Vermeidung von Barrieren ist ein wichtiger Aspekt unserer Planungs- und Durchführungsbereiche. Wir beraten zu partizipativen Konzepten, barrierearmer Infrastruktur und technischen Möglichkeiten, z.B. für die Umsetzung eines Mehr-Sinne-Prinzips.

Für uns sind temporäre Veranstaltungen und Nachhaltigkeit kein Widerspruch. Die Betrachtung ökologischer und sozialer Faktoren gehört für uns zu einer verantwortungsvollen Planung dazu.

Strategien im Umgang mit Stakeholdern
Wir erkennen die unterschiedlichen Interessen und Bedürfnisse von Besucher*innen, Personal, Behörden für Ordnung und Sicherheit, Medienvertreter*innen, Politiker*innen, Anwohner*innen, Verkehrsbetriebe, Stadtreinigung… Die Analyse ist eine wichtige Grundlage für reibungslose Abläufe während der Veranstaltung sowie zur Vermeidung von Konflikten.